¿Cómo manejar el flujo de caja en una mediana empresa?

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Uno de los principales motivos por el que una mediana empresa falla, es por el mal manejo interno del dinero que entra y sale.

 

Cuando no se tiene el conocimiento adecuado es muy fácil cometer errores, es por eso que resulta fundamental entender y aplicar un correcto funcionamiento de flujo de caja.

¿Qué es el flujo de caja?


 

En palabras simples, el flujo de caja es un informe financiero sobre el movimiento de dinero en efectivo dentro de tu empresa que puede ser medido en periodos de una semana, un mes o un trimestre. El flujo de caja ayuda a conocer la liquidez de un negocio y evitar problemas financieros.

 

Una empresa se puede ver frente a dos tipos de flujo de caja; el flujo positivo, que significa que la suma del dinero que ingresa es mayor al que sale.

 

Por otro lado, está el flujo de caja negativo, que ocurre cuando el dinero que sale es mayor al que está ingresando, lo que, si no se regula, podría traer varios problemas. Un mal manejo del flujo de caja es el causante de un 82% de las fallas en los negocios.

 

Que un negocio se encuentre con problemas en el flujo de caja, no necesariamente significa que hay que enfocarse solo en vender más.

 

Existen diversos factores que te pueden ayudar a organizar y evitar los posibles problemas que tengas con tu flujo de efectivo.

 

Identifica y categoriza tus gastos

 

Lo primero y más importante es tener plena conciencia sobre qué estás gastando. Categoriza por sección (gastos administrativos, ventas, marketing, investigación, costos de producción y operaciones) e identifica si hay alguno que sobresalga. De esta forma, tendrás una visión más clara de la distribución de dinero.

 

Minimiza el gasto

 

“Dinero para hacer dinero”. Si bien la frase tiene algo de cierto, tambien trae una trampa, y es que dejándose llevar por ese pensamiento es que muchos emprendedores fallan estrepitosamente al hacer una inversión muy grande, sobre todo en los primeros meses del negocio. Siempre, y sobre todo al empezar, es importante considerar el costo-beneficio de cada peso gastado.

  

Clásicos errores cometidos en la administración de una mediana empresa

 

Sobreestimar las ventas a futuro

 

Este es uno de los principales errores cometidos por los emprendedores. Un negocio siempre necesitará a un líder entusiasta pero que sea consciente, realista y objetivo en sus predicciones.

Es importante entender que no todos los interesados en el producto se convertirán en compradores, y que aunque existen fechas en las que las ventas crecerán, eso no significa que estas cubrirán los gastos.

 

Para llevar las cuentas limpias y seguras, es importante trabajar con números reales y con la evidencia histórica de la empresa (o de una similar en el caso de que la compañía sea muy joven y no cuente con esos datos).

 

Basar las expectativas de ventas en hechos te ayudará a mantener un flujo estable y a no gastar de más.

 

No preocuparse de los pagos de los clientes

 

Otro error preocupante en la vida en una mediana empresa, y un camino seguro a una crisis en el flujo de caja, es no llevar un orden en la gestión de cobranza.

 

Lamentablemente, las Pymes no cuentan con políticas de cobranza establecidas, a diferencia de las empresas más grandes, lo que genera que muchas veces los clientes no se preocupen de pagar a tiempo, esto generará un desfase en la caja que seguramente traerá graves consecuencias.

 

Es por esto, que si aún no lo has hecho, establece políticas de pago con tus clientes, por ejemplo puedes implementar pequeños descuentos a quienes paguen a tiempo, así como un interés a quienes se demoren en pagar.

 

No trabajar de acuerdo al presupuesto que hiciste

 

Lograr que tus clientes paguen y proyectar las ventas de una manera realista, no servirá de nada si no organizas adecuadamente tu presupuesto.

Si no cuentas con un presupuesto ordenado, y por ende un flujo de caja inestable, es probable que poder pagarle a tus proveedores sea un problema.

 

Contar con un flujo de caja ordenado te ayudará a mantener un registro de los ingresos y egresos durante un periodo determinado. De esta manera podrás anticiparte a épocas de baja en las ventas y así determinar cuándo disminuir tus gastos.

 

 

Cómo mantener un flujo de caja saludable en una mediana empresa

 

 

Categorizar la entrada y salida de dinero te ayudará a tener una visión más clara de qué cosas te generan más ganancias, más gastos y en qué áreas puedes recortar en momentos de crisis.

 

Por otro lado, es muy importante ser capaz de mantener separados los gastos personales de los de la empresa. Cuando un pequeño empresario comienza a utilizar el dinero de la caja para pagar cuentas que no corresponden con la empresa, la salud financiera de esta se verá dramáticamente perjudicada.

 

Gracias a los avances digitales, una buena opción para mantener el orden en el flujo de caja es contar con un software de gestión.

 

En el mercado existe una amplia variedad de programas, incluso algunos gratis. Encuentra el que más se acomode a las necesidades de tu negocio y aplícalo.

 

Conclusión

 

Mantener un negocio no es un juego. Para que de los frutos esperados, requiere de estudio, tiempo, dedicación y responsabilidad.

 

Si bien el flujo de caja es un tema que no se puede tomar a la ligera, si lo dominas y lo ejecutas correctamente, no debería ser una gran complicación.

 

Podríamos decir que para contar con un flujo de caja saludable sólo necesitas implementar tres simples pasos: Planea responsablemente los gastos de tu empresa, analiza el nivel y origen de tus ingresos, y perfecciona la gestión de cobranza.

 

Con estas acciones disminuirás notablemente el riesgo de tener problemas de liquidez.

 

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